Menggunakan Komputer Pribadi dalam Audit

Di masa lalu, para auditor hanya menggunakan pensil dan lembar kolom untuk melakukan tugas mereka. Mesin tambahan muncul dalam lingkungan bisnis dan para auditor mengadopsinya sebagai alat untuk meningkatkan produktivitas. Pada tahun 1960-an, komputer mainframe menjadi alat terbaru bagi para auditor. Sejak saat itu para auditor mulai mencari cara untuk meningkatkan efisiensi mereka, dan akhirnya mereka mencapai efektivitas melalui penggunaan mesin-mesin ini sebagai alat audit.

Serangkaian pertanyaan mulai timbul dari analisis kegiatan audit.
• Dapatkah sistem tersebut menguji perhitungan independen yang di buat oleh auditor?
• Dapatkah sistem tersebut memilih bagian yang akan di uji berdasarkan pada kriteria yang di buat oleh auditor?
• Dapatkah pemilihan dengan banyak tahap dilakukan agar sampel umum dapat diambil serta transaksi-transaksi yang berbeda diidentifikasi untuk diperiksa secara khusus?
• Dapatkah keseluruhan arsip diperiksa daripada hanya bergantung pada sampling?
• dapatkah arsip disajikan ke auditor dalam cara yang berbeda untuk menfasilitasi pemeriksaan penyimpangan atas berbagai transaksi?

Menggunakan Komputer Pribadi dalam Audit

Cepatnya perubahan teknologi telah berpengaruh pada praktik audit dan aspek lain dari perusahaan. Penggunaan PC, laptop, peralatan genggam dan perlengkapan Internet lainnya tampaknya makin banyak dari hari ke hari. Peralatan ini menawarkan peluang untuk menyatukan teori dan praktik melalui alat yang efesien dan efektif.

PC digunakan untuk pembelajaran, pengujian audit, dokumentasi, manajemen proyek audit akses ke informasi, penulisan, presentasi dan sejumlah aplikasi lainnya.

Jenis-jenis Komputer Pribadi

Satu dari isu utama yang coba untuk ditangani oleh para auditor adalah jenis PC yang seharusnya mereka gunakan. Hal ini sering kali mengarah ke pembahasaan nama merek, identifikasi prosesor, serta kecepatan kerja. Terdapat sejumlah hal yang tidak dapat dipungkiri tentang apa yang harus diingat oleh auditor.
• Mesin apa pun yang dibeli hari ini akan dikalahkan oleh teknologi baru dalam 12 hingga 18 bulan mendatang. Akan tetapi mesin yang dibeli saat ini tidak akan berhenti berfungsi hanya karena terdapat tekbologi yang baru.
• Tidak akan ada pengguna yang menyadari semua produktivitas mesin apa pun yang disediakan sebelum akhir umur ekonomisnya.
Laptop menjadi peralatan yang standar bagi auditor. Laptop jelas memiliki semua kemampuan dari semua saudaranya yang berukuran lebih besar yang diletakkan di atas meja. Laptop memiliki random access memory (RAM) dan kemampuan penyimpanan data (hard disk) yang sama dengan model komputer desktop.

Lingkungan Operasi

Lingkungan operasi komputer auditor lebih penting daripada kecepatannya. Lingkungan operasi akan menentukan seberapa cepat auditor memproses hasil, dan kecepatan hasil lebih penting daripada kecepatan komputer itu sendiri. Tiga karakterisitk yang telah menggerakkan peningkatan produktivitas pengguna adalah multitugas, interaksi aplikasi, dan graphic user interface (GUI).

Multitugas, multitugas (secara umum berarti melakukan tugas dalam saat yang bersamaan) telah dilakukan oleh komputer mainframe sejak beberapa dekade lalu. Dulu, PC tidak benar-benar melakukan beberapa tugas pada saat yang bersamaan. Kecepatan belajar. Keuntungan nyata lainnya dari lingkungan operasi multitugas adalah peningkatan standardisasi cara peranti lunak disajikan ke pengguna.

Interaksi aplikasi penggunaan lingkungan memberikan lebih banyak produktivitas bagi para auditor melalui penggunaan sumber daya komputer yang mebih luas serta proses yang lebih cepat melalui kurva pembelajaran. Pembagian data antar-aplikasi tersedia di lingkungan multitugas. Fasilitas ini meniadakan banyak operasi 'cut dan 'paste'. Aplikasi lainnya akan memungkinkan auditor untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Contohnya, auditor dapat memindai dokumen untuk memfasilitasi entri data.

Graphic user interface. Fitur tambahan di sebagian besar sistem multitugas adalah graphic user interface. Di lingkungan ini para pengguna menggunakan peralatan petunjuk elektronik yang di sebut sebagai mouse serta gambar yang di sebut (icon), untuk memerintahkan suatu kegiatan pada komputer.

Peranti Lunak Komputer Pribadi yang Digunakan dalam Udit

Auditor memiliki akses ke berbagai peralatan peranti lunak, dan terdapat sejumlah perusahaan yang menulis atau "memublikasikan" aplikasi peranti lunak. Hal ini berarti bahwa auditor dapat menemukan beberapa sistem word processing yang ramah bagi auditor, beberapa sistem spreadsheet, dan lain-lain.

Spreadsheet

Spreadsheet adalah kertas berkolom dalam komputer serta kalkulator. Spreadsheet digunakan untuk jadwal akuntansi, arsip basis data "flat", presentasi geografis nilai numerik dan pemodelan "bagaimana jika" (what-if). Spreadsheet haruslah merupakan aplikasi pertama yang di kuasai oleh auditor.

Spreadsheet terdiri atas kolom dan baris. Setiap perpotongan kolom dan baris disebut sebagai sel (cell). Pada daftar di bawah ini, istilah "paket" akan digunakan untuk merujuk pada sistem spreadsheet yang dapat dibeli dan di-instal pada satu mesin sebagai unit tunggal. Fiturnya adalah:
• Lingkungan multitugas:
• Multipel spreadsheet dan pembuatan hubungan spreadsheet
• Pemprograman makro
• Bagan dan Grafik
• Saluran cepat ke aplikasi lainnya
• Pemeriksa ejaan
• Pilihan cetak terintegrasi
• Fungsi dan prosedur analitis bawaan
• Tutorial
• Pengeditan drag dan drop
• Perintah penjumlahan cepat
• Pengisian atau penyebaran secara intuitif
• Anotasi dan catatan
• Kemampuan melakukan konversi

Word Processing

Word processing adalah tempat auditor menyiapkan temuannya, mengirimkan surat dan memo, serta memublikasikan kebijakan dan prosedur administratif. Peranti lunak word processing merupakan peranti lunak yang melebihi mesin ketik elektronik. Terdapat sejumalah besar bagian laporan audit yang diulang dalam setiap laporan hanya dengan sedikit perubahan. Penggunaan pernyataan yang sama harus di kontrol secara hati-hati dan penuh pertimbangan oleh pihak manajemen audit.

Arsip-arsip elektronik dalam komputer lebih nyaman untuk digunakan dan kemudahan untuk merujuk pada bentuk elektronik tersebut akan mendorong para auditor untuk mengonsultasikannya.

Terdapat banyak paket peranti lunak word processing di pasar.
• Lingkungan multitugas (multitasking environment)
• Pemeriksaan ejaan (spelling checker)
• Pemeriksaan bahasa (grammar checking)
• Pencarian kata-kata yang sama artinya (thesaurus)
• Multiarsip dan hubungan arsip (multiple files and file linking)
• Pemrograman macro (macro programming)
• Bagan dan grafik (charts and graphs)
• Saluran cepat ke aplikasi lainnya (hot link to the applications)
• Tutorial
• KEmampuan melakukan konversi (Conversion capability)
• Pilihan pencetakan terintegrasi (integrated printing option)
• Pembuatan garis besar (autlining)
• Edit dengan drag dan drop (drag and drop editing)
• Fungsi tabel (table functions)
• Mail marging
• Anotasi (annotation)
• Pencarian arsip (file searching)
• Daftar isi, indeks dan catatan kaki otomatis (automatic tables of contents, indexes and footnoies)

Pembuatan Bagan Alir

Paket pembuatan bagan alir secara elektronik telah meniadakan masalah itu dan membuat bagan alir menjadi alat yang nyaman sebagaimana semestinya. Jenis yang hierarkis adalah jenis yang berupa tiga dimensi. Lapisan teratasnya adalah gambaran umum dari keseluruhan proses yang dikurangi hingga hanya menajdi sedikit saja-idealnya tidak lebih dari sembilan-fungsi atau aktivitas utama. Paket pembuatan bagan alir juga sangat baik untuk memelihara data struktur organisasi. Bagan alir lebih sulit ditransfer dalam paket peranti lunak yang berbeda daripada pernati lunak spreadsheet dan word processing.

Terdapat beberapa alasan untuk memerhatikan kontrol entitas tambahan. Hubungan antarmitra dagang berubah dari lingkungan yang kompetitif menjadi hubungan kerja sama yang saling menguntungkan. Tampilan tersebut mendemostrasikan tiga pihak dalam transaksi EDI untuk pembelian barang dan layanan, yaitu: entitas, pemasok dan pihak ketiga yang dipercaya (trusted third party_TTP). Pada dasarnya, EDI, atau yang dapat dianggap sebagai pemprosesan transaksi tanpa kertas adalah sistem yang menguntungkan EDI dengan sistem menual, bayangkan tiga skenario: lingkungan yang manual, lingkungan EDI teoretis, dan lingkungan praktik.

Di dalam lingkungan semacam itu, perhatian utama meliputi kontrol umum dan kontrol transaksi. Beberapa contoh kontrol umum adalah:
(1) Pengembangan program dan kontrol perubahan-untuk memastikan bahwa peranti lunak melakukan hal-hal yang seharusnya dapat dilakukannya dan hanya melakukan apa yang seharusnya dilakukannya;
(2) Kontrol akses- untuk perlindungan yang memadai dari akses atau modifikasi yang tidak sah atas data atau program;
(3) Tindak lanjut manual kesalahan yang dideteksi oleh kontrol yang terprogram;
(4) Kontrol cadangan dan pemulihan; dan
(5) Jejak audit.



Kontrol transaksi, seperti (1) kontrol akurasi; (2) kontrol kelengkapan; dan (3) kontrol pengguna, dimplementasikan dalam semua tahapan (input, pemrosesan dan output) pemprosesan transaksi.

Peranti Lunak Manajemen Proyek Audit

Setiap auditor yang pernah bertanggung jawab dalam proyek audit bertindak sebagai manajer proyek. Proyek audit yang umum terdiri atas beberapa atau semua kegiatan berikut ini:
• Menelaah laporan audit dan kertas kerja sebelumnya tentang subjek audit ini.
• Menetapkan sumber daya staf yang dibutuhkan untuk audit ini.
• Membuat program kegiatan audit.
• Membuat penugasan personel
• Melakukan kesepakatan awal dengan klien
• Membuat rencana perjalanan dan menginap.
• Mengawasi kegiatan di lapangan
• Menelaah kertas kerja dan membuat catatan telaah.
• Membuat draf laporan (secara terus-menerus).
• Menindaklanjuti untuk melihat bahwa catatan penelaahan telah diproses.
• Mendiskusikan draf laporan dengan pihak manajemen klien.
• Menyelesaikan laporan
• mengirim laporan ke klien
• Mengadakan pertemuan dengan klien
• Menyimpan dalam arsip kertas kerja.

Peranti Lunak untuk Pemindai dan Optical Character Recognition

Para auditor membutuhkan buku petunjuk mengenai kebijakan dan prosedur dalam arsip komputer mereka agar dapat dirujuk dengan mudah. Terdapat dua jenis pemindai. Pertama adalah pemindai datar (flatbed). Pemindai ini tampak seperti versi mini mesin fotocopi. Dokumen yang akan dikopi dimasukkan ke dalam plat kaca datar dan sebuah sumber cahaya akan berjalan ke depan dan ke belakang di dalamnya. Pemindai datar beratnya ringan tetapi merupakan instrumen yang rapuh dan aneh untuk di bawa-bawa dalam lokasi di lapangan. Pemindai genggam umumnya agak lebih besar daripada gengaman tangan manusia yang normal. Pemindai itu berisi sumber cahaya dan digerakkan di atas dokumen yang akan di salin.

Peranti Lunak Grafik

Peranti lunak grafik digunakan oleh para auditor untuk sejumlah kegunaan. Contohnya adalah rencana tata ruang untuk menunjukkan arus kerja fisik; rencana ruang komputer untuk menunjukkan aksis fisik; alarm kebakaran dan lokasi peralatannya; serta rencana lokasi untuk melihat tempat berdirinya gedung di kampus.

Peranti Lunak Presentasi

Para auditor sering kali perlu membuat presentasi formal. Terdapat penyajian awal ke klien; presentasi temuan-temuan audit ke orang-orang yang di audit, pihak manajemen senior dan komite audit; presentasi "penjualan" untuk menjelaskan nilai dari layanan auditor; dan lain-lain. Peranti lunak semacam itu umumnya menyediakan fitur keamanan untuk membatasi akses ke data tersebut.

Peranti Lunak Lainnya

Para auditor harus memasukkan peranti lunak perlindungan virus (virus protection software) di komputer mereka dan memastikan bahwa sistem entitas dilindungi dengan benar. Para auditor harus secara teratur membuat cadangan data mereka. Hal ini juga berlaku untuk entitas tersebut secara keseluruhan.

Peranti Lunak Desktop Publishing

Peranti lunak desktop publishing memiliki banyak kemiripan dengan word processing. Perbedaab utamanya adalah kemampuan untuk menempatkan informasi di tempat yang diinginkan penulisanya. Semua orang membaca koran, newsletter dan majalah. Peranti lunak desktop publishing, yang di sebut juga sebagai peranti lunak tata letak halaman, memungkinkan penulisan/pemublikasi mencapai ke semua efek visual tanpa harus memperkerjakan ahli atau mengirim pekerjaan tersebut ke perusahaan khusus.

Sistem Ahli

Salah satu alat yang sudah pasti akan menjadi penting bagi para auditor di masa mendatang ini adalah sistem asli (expert system). Sistem penilaian kredit dapat meningkatkan dirinya snediri sejalan dengan ditelusurinya kinerja peminjam saat ini.

Intelijensi buatan telah tersedia dalam berbagai sistem yang sederhana seperti word processing sekalipun. Sistem word processing "mengawasi" kesalahan yang di deteksi oleh pemeriksa ejaan. Sistem audit akan dikembangkan untuk dapat membawa pengalaman dan pandangan para ahli yang bekerja sebagai audiotr di lapangan.

Kombinasi mainframe dan Komputer Pribadi

Beberapa auditor telah terbiasa menggunakan peranti lunak audit umum (generalized audit software-GAs) untuk mendapatkan data dalam bentuk laporan tercetak. Hal tersebut adalah langkah maju yang besar bagi auditor. Metode download dalam jumlah besar tidak mencoba untuk menggunakan agar dapat mengklasifikasikan, mmepelajari atau menganalisis data. Ekstraksi dari mainframe adalah bagian yang paling banyak memakan waktu dari proses tersebut.

Pertimbangan Khusus dalam Lingkungan Audit Elektronik

Hal ini meliputi memelihara kegiatan audit yang di catat dalam komputer dan memelihara integritas program audit, menelaah catatan, dan kertas kerja.

Integritas Program Audit

Integritas program audit adalah perhatian yang lebih di utama dalam lingkungan elekronik daripada lingkungan manual. Jika auditor lapangan memutuskan untuk mengeluarkan sebuah langkah, pemindahan tersebut harus di tandatangani atau sebagian dari halaman yang di cetak harus di potong.

Program audit tersebut dimasukkan ke dalam basis data yang di desain untuk tujuan ini sementara fungsi load dan delete berada di bawah password keamanan. Metode kedua adalah dengan menempatkan program audit dalam arsip read-only. Auditor lapangan dapat membaca arsip-arsip tersebut tetapi tidak dapat mengubah atau menghapusnya.

Metode lainnya adalah dengan mengedit arsip program audit ketika di kembalikan oleh auditor lapangan. Edit adalah perbandingan dari arsip yang dikembalikan oleh auditor lapangan dengan salinan arsip asli yang telah di setujui. Sekali lagi, efisiensi hilang dengan adanya keamanan.

Integritas Kertas Kerja dan Akuntabilitas Kegiatan yang Dilakukan

Jika auditor lapangan memberikan kertas kerja yang berisi jadwal dalam bentuk spreadsheet, data dapat diubah tanpa meninggalkan bekas. Auditor dapat memberikan pasword keamanan pada kertas kerja yang asli; akan tetapu harus ada sistem penyimpanan pusat password jika mereka membutuhkannya di masa mendatang.

Telaah Kertas Kerja dan Kontrol atas Catatan Telaah

Manfaat dan kerugian yang sama dari teknik keamanan sesuai untuk catatan telaah seperti juga untuk program audit. Penggunaan sistem basis data juga menawarkan kemampuan untuk mengotomatiskan beberapa proses penelaahan.

Jika sistem tersebut mensyaratkan auditor lapangan untuk menarik kesimpulan atas setiap kontrol diujinya, maka terdapat tahapan penelaahan otomatis lainnya. Bayangkan jika auditor memiliki pilihan berikut ini ketika menyimpulkan uji kontrol:
• Operasi yang memuaskan
• Kelemahan kecil
• Kelemahan besar
• Kontrol tidak beroperasi.


Kesimpulan apa pun selain dari operasi yang memuaskan akan menghasilkan temuan dan rekomendasikan untuk perbaikan. Hal ini menghemat waktu supervisor untuk mencaricari situasi ini. Jika catatan penelaahan di catat dalam sistem yang sama dan auditor di minta untuk menjawab catatan tersebut dalam sistem, penelaahan selanjutnya dapat diotomatiskan. Laporan yang otomatis dapat dihasilkan bagi semua catatan yang tidak terjawab. Tingkat supervisor dan manajerial dibayar tinggi dan keahlian mereka dibutuhkan dalam banyak aktivitas.

Mengelola Proyek Audit

Pertama, komputer dapat menyediakan langkah-langkah audit sesuai prioritasnya untuk memastikan bahwa langkah-langkah yang penting dilakukan terlebih dahulu dan langkah-langkah yang tidak penting dilakukan paling akhir. Jika program audit standar digunakan, sistem tersebut dapat melakukan sesi konsultasi untuk setiap langkah agar dapat membantu auditor mengelola waktu. Hal ini memungkinkan supervisor untuk menjawab pertanyaan atau menelaah kemajuan yang di buat, secara teratur.

Cadangan di Lapangan

Auditor yang bijak juga akan melakukan prosedur lainnya yang sederhana tetapi efektif-menyalin kertas kerja ke disket dan mengirimkan salinannya ke kantor audit sebelum mulai melakukan perjalanan kembali ke rumah. Hal ini akan memastikan bahwa satu salinan ada bersama auditor pada saat perjalanan dan salinan lainnya bepergian sendiri melalui surat.

Menyimpan Kertas Kerja

Jika seorang auditor menemukan kondisi tersebut dalam perusahaan yang diaudit, temuan dan laporan akan hilang. Jika kertas kerja telah di kurangi ke dalam bentuk arsip elektronik, arsip tersebut harus di simpan dalam bentuk tersebut untuk menghemat ruang dan untuk menyediakan akses langsung serta keamanan. Hal ini berarti auditor harus mampu berkata bahwa arsip elektronik, memang benar-benar menyajikan informasi asli dari audit tersebut. Persiapan harus dilakukan untuk penyimpangan kertas kerja yang berisi data tertentu yang membutuhkan tingkat keamanan lebih tinggi.

Pertimbangan Analisis Risiko

Analisis risiko yang diinformasikan agak terbatas di masa lalu karena memakan banyak tenaga kerja jika dilakukan secara manual. Jika kontrol yang diuji dibagi ke dalam beberapa kategori (contohnya, kontrol otorisasi, kontrol akuntansi, dan kontrol penjagaan), analisis yang luas mungkin menunjukkan bahwa lebih banyak kelemahan ditemukan dalam kontrol yang terkait dengan otorisasi daripada dalam kontrol akuntansi atau penjagaan.



Jika analisi tersebut menunjukkan penyebaran kelemahan dalam kegagalan kontrol dan kategori otoritas, maka ada indikasi bahwa komunikasi otoritas lemah. Auditor tersebut juga dapat mengamati kelemahan kontrol berdasarkan cara-cara sebagai berukut ini:
• Berdasarkan metode operasi: kontrol untuk deteksi vs kontrol untuk pencegahan
• Berdasarkan jenis kontrol: kontrol otorisasi vs kontrol penjagaan vs kontrol akuntansi vs kontrol ketaatan dan lain-lain.
• Berdasarkan tujuan kontrol: operasi, keuangan atau ketaatan atau gabungan dari semuanya.
• Berdasarkan gabungan dari karakteristik mana pun di atas.

Hal ini menjadikan auditor sebagai sumber daya yang lebih bernilai bagi organisasi. Masa depan akan membawa peluang sangat besar dalam meningkatkan teknik audit dan produktivitas audit.